Salon professionnel : l’événement au service de votre réussite

Monter un salon ne s’improvise pas ! Avant, pendant et après il est nécessaire de vous organiser de manière rigoureuse pour avoir toutes les chances d’atteindre les objectifs préalablement fixés. COPYTOP vous conseille pour réussir votre premier salon professionnel. Voici quelques clés pour vous accompagner

Vous vous êtes décidé, vous allez participer à votre premier salon professionnel.  Véritable tremplin pour votre stratégie de développement, ce projet doit se préparer des mois à l’avance. Organiser un salon représente un investissement matériel, financier et humain important, mais les retombées sont souvent nombreuses et bénéfiques. 3 grandes étapes sont à distinguer pour réussir cette manifestation et en faire plus qu’une simple opération de communication, un levier de performance et de visibilité !

Pourquoi organiser un salon ? Définissez vos objectifs !

Une grande partie des acteurs du secteur d’activité seront présents et si chaque salon professionnel se caractérise par de nombreuses spécificités, vos motivations restent identiques. Vous choisirez alors avec soin, en fonction de vos priorités, un ou deux objectifs précis à atteindre au cours de ce salon, en voici quelques-uns pour vous guider : 

• Rencontrer des prospects : le salon est le lieu incontournable pour la prospection. C’est une occasion unique d’approcher vos prospects et de collecter des coordonnées. 
• Augmenter votre chiffre d’affaires : c’est l’un des principaux objectifs visés. Le flux de visiteurs permet de réaliser des ventes parfois importantes sur une période très courte.
• Fidéliser vos clients : cela coûte moins cher que de prospecter. Profitez de la présence de vos clients, partenaires, pour prendre soin d’eux et montrer l’intérêt que vous leur portez (avantages VIP, goodies, etc).
• Étendre votre réseau : organiser un salon vous donne la possibilité de rencontrer vos concurrents, mais aussi de nouer des contacts avec de futurs partenaires, de découvrir de nouveaux fournisseurs, d’autres prestataires potentiels.
• Avoir une longueur d’avance : chaque salon professionnel est une mine d’informations sur votre secteur d’activités, idéal pour se plonger dans les nouvelles tendances, découvrir les dernières innovations.

Augmenter votre visibilité : le salon professionnel est une véritable vitrine. Vous pouvez y présenter votre marque, vos produits, distribuer vos supports de communication, recueillir des avis. C’est votre image de marque, que vous soignez aussi en organisant un salon.

Comment bien préparer votre salon professionnel ?

Vous avez défini vos objectifs, il vous reste maintenant à les quantifier. Organiser un salon ne doit pas uniquement vous permettre de rencontrer des prospects, mais bien de collecter de nouvelles coordonnées. Vos objectifs doivent être clairs, précis et quantifiables. Car participer à un salon professionnel a un coût, et vous devez optimiser votre retour sur investissement (ROI).

De cette définition des objectifs découlera l’établissement du budget lié et nécessaire pour cette organisation. Un tableau des dépenses vous permettra de lister les coûts directs (location du stand, frais de déplacements, etc) et indirects (supports de communication à imprimer, catalogues à distribuer). 

L’élaboration d’un rétroplanning sera ensuite idéal pour définir qui s’occupe de quoi. La liste des tâches à accomplir sera attribuée aux différents services de l’entreprise et certaines actions pourront être déléguées. Ce planning sera tenu en temps réel.

Organiser un salon peut ainsi demander plusieurs mois de préparation, parfois même une année. 

Dans les 2-3 mois qui précèdent l’événement, il conviendra de s’assurer que le planning a été respecté. L’impression des kakémonos a-t-elle été effectuée ?  Le stand d’accueil a-t-il été réalisé ?
L’affichage des 4x3 a-t-il bien été planifié ? Des questions et bien d’autres qui doivent être traitées bien en amont de l’événement.

Ce sera alors le moment (entre un et deux mois avant l’évènement) de promouvoir votre présence. Les invitations pourront être envoyées à vos meilleurs clients, mais aussi à vos collaborateurs.

Comment profiter pleinement de votre salon professionnel ?

C’est le grand jour, et vous prendrez soin de préparer votre stand avant l’arrivée des premiers visiteurs. Vérifiez que la banderole est bien fixée, le roll-up bien visible. Tout doit être parfait au moment de l’ouverture. 

Le temps du salon, vous vous concentrerez sur l’accueil des visiteurs, en respectant les animations éventuelles que vous avez programmées. Vos collaborateurs devront être facilement identifiables et porteront donc un tour de cou ou un badge, à moins que vous n’ayez prévu une tenue spécifique à cette occasion. Avec ou sans ces t-shirts ou polos personnalisés, vos collaborateurs auront pris soin de se munir d’un stock suffisant de cartes de visite, qu’ils pourront distribuer à l’ensemble des visiteurs. 

C’est pendant la durée de ce salon, que vous pourrez inciter les visiteurs à laisser leurs coordonnées, que ce soit grâce à l’organisation d’un jeu-concours, ou encore avec la distribution de goodies. Quelles que soient les animations choisies, vous profiterez de cette première relation avec vos prospects pour distribuer vos catalogues, brochures, et autres dépliants commerciaux. Le salon professionnel est avant tout une rencontre avec vos cibles, alors ne négligez pas cette relation commerciale. 

Pensez aussi à faire le tour de tous les stands afin de vous informer et d’effectuer votre veille concurrentielle. Préparé depuis des mois, le salon représente la concrétisation de tout ce que vous avez prévu.

Le temps du bilan, ou comment progresser pour vos prochains salons professionnels ?

C’est une fois que le salon professionnel aura définitivement fermé ses portes, que vous pourrez analyser les premiers résultats, faire quelques constats. L’étude réalisations/objectifs constituera l’étape de départ. Il faudra attendre quelques semaines, voire quelques mois avant de dresser un bilan définitif. Ce dernier ne pourra être établi qu’après avoir repris contact avec tous les prospects recrutés au cours de cet événement. 

Sur la base du rétroplanning élaboré lors de la phase préparatoire, vous pourrez dès lors dresser la liste des obstacles que vous avez dû surmonter. Vous effectuerez également l’inventaire des supports de communication (kakémonos L-Banner, stands personnalisés, banderoles, …) qui seront réutilisables pour une prochaine manifestation événementielle.
Dans le même temps, les contacts enregistrés durant ce salon pourront être transmis au service commercial.  Ce bilan vous permettra d’optimiser vos participations à venir pour d’autres salons professionnels. 

Pensez enfin à communiquer sur ce temps fort auprès de vos clients ou partenaires qui n’ont pas pu se déplacer. Un emailing ou quelques pages dans votre journal d’entreprise, ou sur votre site Internet vous permettront de capitaliser sur cette expérience enrichissante. De même, un carton de remerciement ou une brochure commerciale pourront être adressés à l’ensemble des visiteurs venus sur votre stand, afin de renforcer la relation nouée à cette occasion. 

N’oubliez pas pour terminer de remercier l’ensemble des collaborateurs qui ont participé à cet évènement et félicitez-les pour leur mobilisation, leur implication, qui seront bientôt remises en actions pour un nouveau salon professionnel.

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